Ошибки, допускаемые при оформлении кадровой документации, приводят к наложению административных штрафов. В 2019 году организация должна будет заплатить до 200 000 руб., предприниматель – до 40 000 руб., должностные лица – до 30 000 руб.

Чтобы минимизировать финансовые потери, рекомендуем провести кадровый аудит. Если вы не знаете, с чего начать проверку и не хотите тратить время на обучение сотрудников, закажите услуги в ООО «Эксперт».

Мы проводим экспертизу кадрового делопроизводства, которая включает в себя:

• исследование документации;
• выявление нарушений трудового законодательства;
• разработку мер по устранению недочетов;
• подготовку к проверкам со стороны государственных структур.

По итогам процедуры вы получите отчет эксперта с перечнем обнаруженных нарушений, оценкой возможных негативных последствий и предложений по устранению ошибок.

Аудит поможет как небольшим фирмам, не имеющим собственной кадровой службы, так и серьезным предприятия, в которых работают сотни служащих.

Что такое кадровый аудит в организации?

Кадровый аудит – это исследование, оценка и анализ делопроизводства и документации, связанной с приемом, перемещением, увольнением и другим движением сотрудников в компании на соответствие трудовому законодательству.

В зависимости от того, какие цели ставит перед собой руководство, проверяется вся область управления персоналом и кадрового состава (полное исследование) или только оформление документов (локальная проверка).

Кто может проводить аудит кадрового делопроизводства?

Экспертизу поручают специалисту, который хорошо знаком с трудовым законодательством и имеет практический опыт в этой сфере.

В зависимости от того, кто проводит аудит, выделяют два вида проверок:

• внутренняя – фирма выполняет все мероприятия самостоятельно, проверяющим назначают своего сотрудника (например, юрист);
• внешняя – для проведения привлекают стороннюю независимую организацию, специализирующуюся в данной области.

Первый вариант практикуют маленькие фирмы, поскольку объем работы небольшой и собственные сотрудники владеют углубленными знаниями о деятельности кадровой службы своей компании. Однако, из-за нехватки опыта и профессионализма, необъективности, значительных затрат человеческих ресурсов и времени организация рискует получить ненадежные и недостоверные результаты.

Рекомендуем провести внешний аудит с привлечением специалистов ООО «Эксперт». Благодаря обширному опыту в области аудиторских мероприятий мы углубляемся в проблемы компании, изучаем специфику работы. Гарантируем качественную оценку с высоким уровнем объективности, добросовестности и конфиденциальности.

Зачем нужен кадровый аудит?

Аудиторская проверка в области управления персоналом не является обязательной процедурой. Однако все больше наших клиентов заказывают у нас услуги в целях проверки отчетность и приведения ее в соответствие с трудовым законодательством.

Мероприятие целесообразно проводить, если нужно решить следующие задачи:

• требуется подготовить компанию к проверкам со стороны ГИТ и других государственных ведомств;
• возникла необходимость направить отдельных сотрудников на обучение;
• новое руководство намерено оценить состояние документации;
• необходимо проверить документы после конфликтного увольнения;
• фирма планирует массовое сокращение персонала.

В ходе мероприятия наши эксперты своевременно выявляют проблемы в делопроизводстве, дают рекомендации по ликвидации нарушений и улучшению работы.

Что проверяет кадровый аудит в организации?

Комплексной проверке подвергается делопроизводство, персонал, учет, эффективность работы кадровой службы,

Экспертам для проведения мероприятия предоставляется следующая документация:

• штатное расписание;
• коллективный договор и локальные документы о деятельности фирмы;
• график отпусков;
• личные карточки и личные дела сотрудников;
• табель учета времени;
• трудовые книжки;
• трудовые контракты;
• приказы по личному составу;
• книги и журналы учета.

Также мы инспектируем специальное программное оборудование, проверяем, кто имеет доступ к программе, имеются ли каналы несанкционированного доступа, соблюдается ли закон о защите персональных данных.

Как провести кадровый аудит?

Процедура проведения проверки в организации состоит из несколько этапов. Вы можете самостоятельно разработать план мероприятия или воспользоваться нашим примером, приведенным ниже.

Специалисты ООО «Эксперт» придерживаются следующего алгоритма.

Шаг 1 – Эксперт совместно с представителем компании определяет задачи проверки

После того, как вы заключите договор с нашей компанией, необходимо разработать план мероприятия. Он составляется с учетом следующих моментов:

• цели проверки;
• поставленных на проверку вопросов;
• проверяемого периода;
• перечня документации;
• сроков мероприятия.

Сроки зависят от количества сотрудников, особенностей делопроизводства и вида деятельности фирмы.

Образец плана

Шаг 2 – Руководитель организации издает приказ о проведении аудиторской проверки

После согласования плана руководство организации создает рабочую группу, ответственную за мероприятие. В нее входят сотрудники компании и специалисты ООО «Эксперт». Для утверждения плана проверки и состава рабочей группы издается приказ.

Образец приказа

Шаг 3 – Эксперт проверяет документы организации

Проверяющие запрашивают документацию и анализируют ее с точки зрения соответствия требованиям законодательства о труде. Она проверяется на наличие:

• подписей ответственных лиц;
• согласовательных виз;
• даты и номера регистрации;
• отметок сотрудников об ознакомлении.

Особенно внимательно изучается информация в трудовых контрактах, которая должна быть идентичной штатному расписанию, распоряжениям о приеме в компанию, положению об оплате труда.

Шаг 4 – Оформляется заключение по результатам проверки

Итоги мероприятия оформляются в виде отчета, форма которого не установлена. Он пишется в свободном виде на бланке, разработанном в компании. В нем отражаются следующие данные:

• фактическая ситуация, сложившаяся в делопроизводстве;
• недостатки в оформлении;
• предлагаемые меры для ликвидации нарушений.

Если недостатки устранены в ходе проверки, эта информация также указывается в заключении аудитора.

Пример отчета

Как получить услугу по кадровому аудиту?

Чтобы узнать, сколько стоит аудит кадрового производства в ООО «Эксперт», вам необходимо связаться с нашими специалистами. Заполните заявку или позвоните по телефону. Мы запросим у вас информацию об особенностях деятельности компании и ведения документации, количестве работников. Цены зависят от объема документации, вида аудита и целей проверки.